Planung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 27. April 2018, 15:53 Uhr

Planung

Konfiguration der Zeiteinheit (Stunden/Tage) sowie Zeitspanne (Tage/Wochen/Monate)

Impiria bietet verschiedene Möglichkeiten sich an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Planung anzupassen.
Es gibt einerseits die Möglichkeit

• zwischen der Planung in Stunden oder Tagen zu wechseln (siehe Einstellungen)

sowie

• zwischen der Tages-, Wochen- oder Monatsgenauen Planung (siehe GanttChart)

Die Kapazitätsanzeige

In dem oberen Teil des GanttCharts sehen Sie die Kapazitäten der jeweiligen Mitarbeiter.
Die Zahlen sind die jeweils noch zur Verfügung stehenden Kapazitäten (entweder in Tagen oder Stunden, abhängig davon was in den Einstellungen ausgewählt ist - in der Impiria-DEMO ist "Tage" vorausgewählt) . Ist der Hintergrund komplett weiß, ist der Mitarbeiter noch für kein Projekt eingeplant worden bzw. wurde ihm noch keine Zeit für dieses Projekt zugewiesen.
Mit steigender Auslastung wird der Hintergrund mit einem grünen Kasten gefüllt, bis die Zahl 0 ist und somit dem Mitarbeiter die komplette ihm zur Verfügung stehende Zeit verplant wurde.

Wird der Mitarbeiter überbucht (hat also zuviel Arbeit zugewiesen bekommen) wird die Zahl negativ und es erscheint ein roter Balken.
Je größer der rote Balken wird, umso größer ist die Überlastung des Mitarbeiters.

Wie genau funktioniert die Planung in Impiria?

Impiria bietet verschiedene Stufen der Kapazitätsplanung. Um möglichst vielen Nutzern den gewünschten Detailgrad zu bieten wird daher zwischen 2 Arten der Planung unterschieden.

1) Der "automatischen Planung" (Für diese benötigen Sie lediglich das Gantt-Chart. Siehe GanttChart)
2) Der "manuellen Planung"

Es sind lediglich 3 Schritte notwendig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter auf die gewünschten Projekte zu verteilen.

1. Projekte anlegen (siehe Projekt)
2. Mitarbeiter zuweisen (siehe Mitarbeiter)
3. Kapazitäten verteilen (nicht erforderlich wenn Sie die automatische Planung aktiviert haben)

Welche Seite muss ich für die Planung benutzen?

Wollen Sie lediglich ein einzelnes Projekt planen, ist es zu bevorzugen die Planung in dem jeweiligen Projekt vorzunehmen. Hier werden nur die wichtigen Daten für dieses Projekt angezeigt. Sie finden dies unter dem Menüpunkt "Projekte", dann das entsprechende Projekt aus der Liste auswählen und auf den Reiter "Komponenten" oder "Projektplan" gehen.

Wollen Sie mehrere Projekte gleichzeitig planen oder benötigen Sie mehr Informationen über andere Projekte während der Planung können Sie unter dem Menüpunkt "Planung" die Gantt-Ansicht (Automatische Planung) oder die Erweiterte-Ansicht (Manuelle Planung) finden. Hier werden Ihnen alle Mitarbeiter und alle Projekte in dem ausgewählten Zeitraum angezeigt.

Automatische Planung (Gantt-Ansicht)

Die automatische Planung erledigt für Sie das manuelle Einteilen von Zeiten. Sie kann für jedes Projekt im "Stammblatt" explizit an- oder ausgeschalten werden. Genauere Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie hier: Planungsoptionen

Haben Sie einer Komponente mindestens einen Mitarbeiter zugewiesen wird im Hintergrund geprüft wann dieser Mitarbeiter freie Zeiten hat und diese werden automatisch für das Projekt eingeplant.

Im unten stehenden Beispiel haben wir ein Projekt(grüner Balken) mit einer Komponente(blauer Balken). Dieser ist ein Mitarbeiter (Frank Mayer) zugewiesen. Die Komponente hat ein Budget von exakt 24 Stunden (3 Arbeitstage). Herr Mayer arbeitet Mo-Fr jeweils 8 Stunden. Es werden also genau 3 Arbeitstage benötigt.

• 1. Schritt - Ziehen wir die Komponente nun von Montag-Mittwoch auf Mittwoch-Freitag sehen wir, dass die Stunden automatisch von der Kapazität abgezogen werden.
• 2. Schritt - Ziehen wir die Komponente nun von Mittwoch-Freitag auf Montag-Mittwoch der Folgewoche sehen wir, dass die Zeiten wieder automatisch umgeplant werden. Wir sehen hier zudem, dass Überstunden benötigt werden (Die Kapazitätsanzeige wird Rot). Der Mitarbeiter ist also bereits in einem anderen Projekt eingeplant.
• 3. Schritt - Ziehen wir die Komponente nun ein letztes mal von Montag-Mittwoch auf Mittwoch-Freitag sehen wir, dass der Mitarbeiter extrem Überbucht ist (großer Roter Balken).

Bitte beachten Sie, dass bei einer Überbuchung die benötigten Überstunden automatisch auf alle Arbeitstage dieser Komponente verteilt werden. Dies hat den Hintergrund, dass die Software nicht beurteilen kann, wann der Mitarbeiter diese Überstunden erledigt. Wir sind der Meinung, dass Überstunden einer persönlichen Kommunikation bedürfen und nicht generell von der Software abgehandelt werden können. Für weitere Informationen können Sie gerne einen persönlichen Telefontermin mit uns vereinbaren - info@impiria.de

Manuelle Planung (Erweiterte-Ansicht)

Die manuelle Planung erlaubt Ihnen die volle Kontrolle über die Einteilung von Zeiten. Sie finden die manuelle Planung in der "Erweiterten-Planung" bzw. in dem Reiter "Projektplan".

Hier können Sie für jeden Zeitraum bestimmen welcher Mitarbeiter an welcher Komponente wie viel Zeit arbeiten soll. Wenn Sie Beispielsweise einen Mitarbeiter für ein anderes Projekt in einer Woche benötigen, haben Sie hier die nötige Übersicht und Möglichkeit diesem Mitarbeiter Zeit frei zu räumen.

Anbei folgendes Beispiel:

1. Die Zeit von "Frank Mayer" wird in der KW 9 von 20 Stunden auf 0 gesetzt. Er wird in einem anderen Projekt benötigt.
2. Da diese Komponente jedoch 40 Stunden arbeit benötigt müssen wir sehen wo wir diese Zeit erneut einplanen.
3. Wir entscheiden uns dafür die Zeit in KW 11 einzuplanen und fügen Herrn Mayer dort 10 Stunden arbeit hinzu.
4. Zusätzlich fügen wir Herrn "Max Mustermann" auch 10 Stunden hinzu und kommen so wieder auf die benötigten 40 Stunden.

Hinweis: Die Zeit kann entweder direkt in dem Textfeld eingegeben werden oder mit den "+" und "-" Knöpfen erhöht oder verringert werden.

Funktionsübersicht

Hier finden Sie alle noch einmal alle wichtigen Funktionen eingezeichnet:

Funktionsübersicht

Häufig gestellte Fragen

Warum zeigt es mir Kommazahlen in der Kapazität meiner Mitarbeiter an?

Der Mitarbeiter arbeitet 8 Stunden am Tag, aber in der Kapazitätsübersicht steht nur (bspw.) 6,4 Stunden (siehe Abbildung). Woher kommt diese Zahl und warum ist es eine Kommazahl?

Das kommt voraussichtlich daher, dass dem Mitarbeiter ein "Managementanteil" zugewiesen wurde. Dieser wird pauschal von der Kapazität dieses Mitarbeiters abgezogen und steht daher nicht für die Planung bereit.
Bitte beachten Sie, dass es auch noch eine unternehmensweite "Administrative Zeit" (siehe Administrative Zeit) gibt die ebenfalls pauschal Kapazität für alle Mitarbeiter abzieht.

Lassen Sich sich vom Begriff "Managementanteil" nicht in die Irre leiten. Sie können diese Funktionalität auch für Mitarbeiter nutzen die keine Managementtätigkeiten ausführen.

Sie haben einen Mitarbeiter der Ihnen nur mit 75% seiner Zeit für Projekte zur Verfügung steht weil er mit den restl. 25% seiner Zeit für andere Aufgaben in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist?

Setzen sie seinen "Managementanteil" einfach auf 25% und seine verfügbare Kapazität in der Planung wird automatisch reduziert und Sie planen ihn nicht aus Versehen zuviel ein (was entweder ihren Projekten oder seinen anderen Tätigeiten schaden würde).